Як завіряти копії документів в Україні 2024: покрокова інструкція та всі способи

Завірення копій документів є важливою процедурою, яка підтверджує автентичність копії оригіналу та надає їй юридичну силу. У 2024 році в Україні діють оновлені правила та процедури завірення документів, які враховують сучасні реалії та цифрові можливості. Розуміння всіх доступних способів завірення допомагає громадянам обирати найзручніший варіант для конкретної ситуації.

Що таке завірена копія документа

Завірена копія документа – це точне відтворення оригіналу з відміткою уповноваженої особи про відповідність копії оригіналу. Така копія має юридичну силу та приймається державними органами, судами, навчальними закладами та іншими установами. Процес завірення передбачає підтвердження того, що копія повністю відповідає оригінальному документу без жодних змін чи доповнень.

Хто має право завіряти копії документів у 2024 році

В Україні законодавство чітко визначає коло осіб та установ, які мають право засвідчувати копії документів. Згідно з чинними нормативними актами, завірення можуть здійснювати різні суб’єкти залежно від типу документа та мети його використання. Правильний вибір суб’єкта завірення гарантує, що копія буде прийнята в усіх необхідних інстанціях.

Уповноважені особи та установи для завірення:

• Нотаріуси (приватні та державні)
• Органи місцевого самоврядування (сільські, селищні, міські ради)
• Центри надання адміністративних послуг (ЦНАП)
• Керівники підприємств, установ, організацій (для внутрішнього використання)
• Консульські установи України за кордоном
• Уповноважені особи навчальних закладів (для академічних документів)
• Адміністрація місць позбавлення волі (для ув’язнених)

Способи завірення копій документів

1. Нотаріальне завірення

Нотаріальне завірення є найпоширенішим та найнадійнішим способом засвідчення копій документів в Україні. Нотаріус несе персональну відповідальність за достовірність засвідчення та веде реєстр всіх нотаріальних дій. Цей спосіб підходить для більшості випадків, особливо коли документи подаються до судових органів, за кордон або для важливих юридичних операцій.

Покрокова інструкція нотаріального завірення:

1. Підготувати оригінали документів, які потрібно завірити
2. Знайти найближчу нотаріальну контору через сайт Міністерства юстиції
3. Записатися на прийом або прийти в порядку черги
4. Пред’явити паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу
5. Надати нотаріусу оригінали документів для завірення копій
6. Отримати завірені копії з підписом та печаткою нотаріуса
7. Оплатити послуги згідно з встановленим тарифом

2. Завірення в ЦНАП

Центри надання адміністративних послуг надають безкоштовне завірення копій документів для українських громадян. З 2024 року ЦНАП розширили перелік документів, копії яких можна завірити безоплатно. Цей спосіб є зручним та економічно вигідним для більшості повсякденних потреб громадян.

Документи, які можна завірити в ЦНАП:

• Паспорт громадянина України
• Ідентифікаційний код
• Свідоцтва про народження, шлюб, розлучення
• Трудову книжку
• Документи про освіту (дипломи, атестати)
• Військові квитки
• Пенсійне посвідчення
• Документи про право власності

3. Завірення за місцем роботи чи навчання

Керівники організацій мають право завіряти копії документів для використання в межах своєї установи або для подання до інших організацій. Такий спосіб є безкоштовним для працівників та зручним через доступність. Проте варто пам’ятати, що не всі установи приймають копії, завірені роботодавцем.

Процедура завірення за місцем роботи:

1. Написати заяву на ім’я керівника про необхідність завірення копій
2. Підготувати копії документів та оригінали для порівняння
3. Звернутися до відділу кадрів або канцелярії
4. Отримати копії з відміткою “Згідно з оригіналом”, підписом уповноваженої особи, печаткою
5. Уточнити дату завірення на документі

Вартість завірення копій документів у 2024 році

Вартість послуг завірення варіюється залежно від способу та типу документів. Станом на 2024 рік діють оновлені тарифи, встановлені законодавством України. Важливо враховувати, що деякі категорії громадян мають право на пільги або безкоштовне обслуговування.

Вимоги до копій документів для завірення

Перед зверненням для завірення копій необхідно переконатися, що документи відповідають встановленим вимогам. Копії повинні бути чіткими, читабельними та містити всю інформацію з оригіналу. Уповноважена особа має право відмовити у завіренні, якщо копія не відповідає стандартам або оригінал викликає сумніви щодо автентичності.

Основні вимоги до копій:

• Якісне копіювання без плям, розмитостей та затемнень
• Відповідність розміру оригіналу (зазвичай формат А4)
• Відсутність обрізаних країв або неповних частин тексту
• Чіткість усіх печаток, підписів та графічних елементів
• Копіювання всіх сторінок багатосторінкових документів
• Відсутність виправлень та підчисток на копії

Особливості завірення окремих видів документів

Документи про освіту

Завірення дипломів, атестатів та інших освітніх документів має свої особливості у 2024 році. Для вступу до навчальних закладів або працевлаштування часто потрібні нотаріально завірені копії з апостилем. Навчальні заклади також можуть самостійно завіряти копії документів про освіту для внутрішнього використання або за запитами роботодавців.

Паспортні документи

Копії паспорта громадянина України та ID-карти найчастіше потребують завірення для різноманітних операцій. ЦНАП безкоштовно завіряють копії паспортних документів для громадян України. При цьому завіряються тільки ті сторінки, які містять актуальну інформацію про власника документа.

Документи про право власності

Завірення копій документів про нерухомість, земельні ділянки та транспортні засоби зазвичай вимагає нотаріального посвідчення. Такі копії необхідні для укладення договорів, отримання кредитів або судових процесів. Нотаріус обов’язково перевіряє оригінал документа перед завіренням копії.

Електронне завірення документів

У 2024 році в Україні активно розвивається система електронного документообігу та цифрового підпису. Електронні копії документів з накладеним кваліфікованим електронним підписом (КЕП) мають таку саму юридичну силу, як і паперові завірені копії. Цей спосіб є особливо актуальним для бізнесу та державних послуг.

Переваги електронного завірення:

• Швидкість оформлення документів
• Відсутність необхідності особистої присутності
• Можливість надсилання документів онлайн
• Зменшення паперового документообігу
• Зручність зберігання та пошуку документів
• Захист від підробки завдяки криптографічним методам

Термін дії завірених копій

Законодавство України не встановлює єдиного терміну дії для всіх завірених копій документів. Строк дійсності залежить від типу документа, мети його використання та вимог установи, куди подається копія. Деякі організації приймають копії, завірені протягом останніх трьох місяців, інші не встановлюють часових обмежень.

Поширені помилки при завіренні копій

Багато громадян стикаються з відмовою у прийнятті завірених копій через технічні помилки або недотримання процедури. Знання типових помилок допомагає уникнути повторних звернень та економить час. Уповноважені особи повинні дотримуватися чіткого порядку завірення, встановленого законодавством.

Типові помилки при завіренні:

• Відсутність дати завірення на документі
• Неповний підпис або нечітка печатка
• Завірення копії без пред’явлення оригіналу
• Використання неналежного формулювання напису про завірення
• Завірення неповних копій багатосторінкових документів
• Відсутність посади особи, яка завіряє
• Завірення копій документів з візуальними пошкодженнями оригіналу

Завірення документів для використання за кордоном

Для подання документів до іноземних установ копії часто потребують додаткового засвідчення апостилем або консульською легалізацією. У 2024 році Україна є учасницею Гаазької конвенції, тому для більшості країн достатньо апостилювання. Процедура передбачає нотаріальне завірення копії з наступним проставленням апостиля в Міністерстві юстиції.

Етапи підготовки документів для закордонного використання:

1. Нотаріальне завірення копії документа
2. Проставлення апостиля через Міністерство юстиції або онлайн-сервіс
3. За необхідності – переклад документа на іноземну мову нотаріально завіреним перекладачем
4. Завірення перекладу у нотаріуса
5. Проставлення апостиля на переклад (за вимогою країни призначення)

Цифрові сервіси для завірення документів

Міністерство цифрової трансформації України у 2024 році продовжує розширювати можливості застосунку “Дія” для роботи з документами. Через мобільний додаток громадяни можуть отримати електронні копії деяких документів з QR-кодом для перевірки автентичності. Хоча такі копії ще не замінюють повністю нотаріально завірені паперові варіанти, їх приймають дедалі більше установ.

Можливості додатку “Дія” для роботи з документами:

• Створення електронних копій ID-карти, закордонного паспорта
• Формування цифрових документів про освіту
• Надання доступу до копій документів через QR-код
• Отримання електронних витягів з державних реєстрів
• Підписання документів кваліфікованим електронним підписом
• Надсилання документів до державних органів онлайн

Права громадян при завіренні копій

Кожен громадянин України має право на якісне та своєчасне надання послуг завірення документів. Законодавство захищає споживачів від необґрунтованих відмов, завищених тарифів та порушення термінів обслуговування. При виявленні порушень можна звернутися зі скаргою до керівництва установи, Міністерства юстиції або місцевих органів влади.

Основні права при зверненні для завірення:

• Отримання послуги в день звернення (за наявності оригіналів)
• Безкоштовне завірення в ЦНАП для громадян України
• Відмова від послуги без пояснення причин
• Отримання письмової відмови з обґрунтуванням (у разі відмови)
• Оскарження неправомірних дій або бездіяльності посадових осіб
• Вибір зручного способу завірення серед доступних варіантів

Особливості завірення для різних категорій громадян

Законодавство передбачає спеціальні умови завірення документів для окремих категорій населення. Люди з інвалідністю, пенсіонери, учасники бойових дій та інші пільгові категорії можуть отримувати послуги на пільгових умовах. ЦНАП та нотаріуси зобов’язані забезпечувати доступність приміщень та можливість виїзного обслуговування за необхідності.