Використання штучного інтелекту для оптимізації закупівель: досвід менеджера з постачання

Її власна модель автоматизованих поставок – Unique Sourcing Model (USM) – доводить, що цифровізація вже не просто тренд, а ефективний інструмент для заощаджень і сталого зростання. Зокрема, інтелектуальні інструменти, запроваджені в ланцюг поставок, автоматизують аналіз даних, допомагають знаходити надійних підрядників і приймати зважені рішення на основі обробленої інформації. Без чіткої стратегії компанії ризикують втратити найцінніші активи – час, клієнтів і гроші.

Сучасні проблеми закупівель

Розробляючи власну модель USM, Світлана Крутченко висвітлила ряд проблем, з якими стикається бізнес у сфері постачання. По-перше, за словами спеціаліста, без автоматизації тендерний цикл може тривати від місяця до року.

За даними компанії CoreXУ середньому спеціалісти із закупівель витрачають 2 години 45 хвилин на день на завдання, пов’язані із закупівлями. І це без урахування часу на підготовку та погодження тендерної документації. дослідження APQC також підтверджує: після впровадження автоматизації середній час оформлення замовлення скорочується більш ніж на 30% – з 35 до 24 годин.

Крім того, ефективному здійсненню процесу закупівель часто заважає людський фактор. У багатьох компаніях рішення приймаються вручну – на основі суб'єктивних оцінок або через налагоджені відносини з конкретними постачальниками. Якщо компанія не має централізованої бази цін, договорів і комерційних пропозицій, об’єктивно оцінити учасників і вибрати найкращого постачальника практично неможливо, переконана Світлана.

Нарешті, опір інноваціям створює довгострокові глобальні перешкоди. У той час як великі корпорації активно впроваджують платформи електронного пошуку та інструменти штучного інтелекту, малі та середні підприємства все ще покладаються на ручні процеси, вбудовані в Excel. Такий підхід створює для невеликих компаній своєрідну стелю зростання, подолати яку вони можуть лише завдяки автоматизації.

Як ШІ змінює функцію закупівель

Штучний інтелект трансформує закупівлі в кількох напрямках одночасно. По-перше, спеціалізовані платформи здатні автоматично обробляти та ранжувати пропозиції постачальників за заданими критеріями – вартість, якість, терміни, рівень ризику тощо.

По-друге, AI аналізує ціни та комерційні умови в режимі реального часу. Те, на що менеджери витрачали б тижні, система робить за лічені хвилини. Приклад – випадок великої мережі ресторанів мережа закладів швидкого харчування, яка залежала від двох постачальників соусу, один із яких був у Великобританії. Після Brexit існує реальна загроза зриву ланцюжка поставок. Завдяки впровадженню програмного забезпечення штучного інтелекту компанії вдалося швидко проаналізувати ринок, знайти альтернативи і, як наслідок, скоротити витрати на 3,2 млн євро на рік.

Третій напрям – накопичення та обробка історичних даних. За допомогою інтелектуальних інструментів компанії можуть створювати централізовану базу даних постачальників, зберігати історію пропозицій і контрактів, генерувати шаблони запитів на пропозиції та прискорювати запуск нових тендерів. Саме ці переваги надихнули Світлану Крутченко на створення власного програмного забезпечення, яке може оптимізувати процес закупівель для бізнесу будь-якого розміру.

Кейс-стаді: Розробка та впровадження унікальної моделі закупівель

Запустивши понад 100 тендерів у США, Канаді та Східній Європі, Світлана дійшла висновку, що такі процеси потребують автоматизації. Тож вона почала розробляти унікальну модель закупівлі маркетингових послуг – програмне забезпечення, орієнтоване на будь-який тип бізнесу зі штатом від 10 до 50+ співробітників.

Основні функції USM дозволяють:

Перегляньте базу даних із понад 100 000 постачальників.. Модель заснована на базі даних перевірених маркетингових контрагентів, яка постійно оновлюється і включає digital-агентства, PR-компанії, продакшн-студії та BTL-операторів у всіх регіонах країни. Ця шкала дозволяє швидко знаходити потрібних партнерів без необхідності ручного пошуку.

Знайдіть найкращі пропозиції за кілька секунд. Алгоритми оцінки та оцінки системи ранжують пропозиції постачальників на основі вартості, часу та відповідності запиту. Майже миттєво користувач отримує інформований рейтинг постачальників без необхідності порівнювати їх вручну.

Економія від 10% до 300% на маркетингових послугах без втрати якості. Перші USM тести Світлани Крутченко в США зафіксували зниження витрат компаній на закупівлю маркетингових товарів і послуг від 10% до 300% залежно від категорії та початкового бюджету. Якість поставок не тільки не постраждала, але й покращилася, оскільки процес став більш прозорим і контрольованим на кожному етапі.

Світлана продовжує працювати над розвитком USM та його вдосконаленням, але вже на нинішньому етапі можна відзначити, наскільки ефективним виявилося впровадження ШІ в систему маркетингових закупівель.